NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY ORAZ 10 KROKÓW SPRAWNEGO RAPORTOWANIA DAŽNIAUSIAI PASITAIKANČIOS KLAIDOS IR 10 ŽINGSNIŲ SKLANDŽIAI ATASKAITŲ TEIKIMO PROCEDŪRAI UŽTIKRINTI SPIS TREŚCI TURINYS 1. Informacje ogólne - Bendroji informacija 2. 10 kroków do zapewnienia sprawnego raportowania i unikania błędów - 10 žingsnių sklandžiai ataskaitų teikimo procedūrai užtikrinti ir nepadaryti klaidų 3. Procedura zatwierdzenia sprawozdań i płatności - Ataskaitų vertinimo procedūra ir mokėjimai INFORMACJE OGÓLNE BENDROJI INFORMACIJA Podstawowe dokumenty potrzebne do przygotowania sprawozdania dostępne są na stronie Programu www.lietuva-polska.eu (w dziale Dokumenty). - Pagrindinius dokumentus, kurie būtini rengiant įgyvendinimo ataskaitas, galite rasti Programos interneto puslapyje www.lietuva-polska.eu (skyrelyje DOKUMENTAI). WST będzie organizować szkolenia z raportowania - prosimy w nich uczestniczyć! - JTS organizuos ataskaitų teikimo mokymus - pasinaudokite galimybe ir dalyvaukite! W razie pytań czy wątpliwości podczas przygotowywania sprawozdań prosimy o kontakt z Kontrolą Pierwszego Stopnia i WST. - Nesivaržykite susisiekti su 1-ojo lygio kontrolieriumi (tikrintoju) ar JTS, jei rengdami ataskaitą turite klausimų ar abejonių. Prosimy pamiętać, iż Partner Wiodący ma prawo żądać poprawionej wersji Sprawozdania z realizacji projektu od partnerów projektu w razie wykrycia błędów. - Atminkite, kad pagrindinis partneris, pastebėjęs klaidų, turi teisę pareikalauti iš projekto partnerio pataisytos Įgyvendinimo ataskaitos. SPRAWNE RAPORTOWANIE SKLANDUS ATASKAITŲ TEIKIMAS Krok 1 1 žingsnis Zapoznaj się z formularzami sprawozdań i wytycznymi ich wypełniania jeszcze przed zakończeniem okresu sprawozdawczego. Dar prieš baigiantis ataskaitiniam laikotarpiui susipažinkite su ataskaitų formomis ir gairėmis, kaip tas formas pildyti. Możesz wybrać dowolną wersję językową wytycznych (angielską, litewską, polską), jednak prosimy pamiętać, że wiążąca jest wersja angielska. Galite pasirinkti gairių versiją bet kuria kalba (anglų, lietuvių, lenkų k.), tačiau atminkite, kad esant neaiškumams, reikia vadovautis versija anglų k. Krok 2 2 žingsnis Litewscy partnerzy muszą wybrać Kontrolerów Pierwszego Stopnia i otrzymać zgodę Instytucji Zarządzającej na ich wybór przed podpisaniem umowy z firmą audytującą. Lietuvos partneriai privalo pasirinkti pirmojo lygio kontrolierius (tikrintojus) ir, prieš pasirašydami su jais sutartį, iš vadovaujančiosios institucijos turi gauti pritarimą dėl pasirinktos audito įmonės. Certyfikaty wyboru Kontroli Pierwszego Stopnia wszystkich litewskich partnerów projektu musza zostać załączone do pierwszego Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu. Visų projekte dalyvaujančių Lietuvos partnerių tikrintojų tinkamumo patvirtinimai turi būti pateikti kartu su pirmąja Jungtine įgyvendinimo ataskaita. Krok 3 3 žingsnis Wszyscy partnerzy powinni przygotowywać sprawozdania bez jakichkolwiek opóźnień, a zadaniem Partnera Wiodącego jest koordynacja tego procesu w celu nie przekroczenia terminów dostarczenia Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu do WST, jak zostało to przewidziane w Załączniku 4 do Umowy o dofinansowanie. Visi partneriai turi parengti ataskaitas nevėluodami; pagrindinis partneris privalo koordinuoti šį procesą, kad Jungtinė įgyvendinimo ataskaita būtu laiku pateikta JTS, kaip numatyta Paramos sutarties 4 priede. Prosimy pamiętać, że sprawozdania mogą zostać dostarczone PRZED OSTATECZNYM TERMINEM! Atminkite, kad ataskaitas galite teikti NELAUKDAMI GALUTINIO ATASKAITOS PATEIKIMO TERMINO! Krok 4 4 žingsnis Po przygotowaniu Sprawozdania z realizacji projektu sprawdź, czy działania są jasno opisane oraz czy ich numeracja jest zgodna z Wnioskiem o dofinansowanie. Parengę įgyvendinimo ataskaitą, pasitikrinkite, ar veiklos aprašytos aiškiai, ar jų numeracija atitinka paraiškos formoje nurodytus veiklų numerius. Pamiętaj, że Skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu musi zawierać działania przeprowadzone i wskaźniki osiągnięte przez wszystkich partnerów projektu. Atminkite, kad Jungtinėje įgyvendinimo ataskaitoje turi būti aprašytos visų projektų partnerių veiklos ir pasiekti rodikliai. Krok 5 5 žingsnis Sprawdź, czy opis sposobu osiągnięcia wskaźników jest jasny i upewnij się ponownie, czy zostały one policzone poprawnie. Pasitikrinkite, ar aiškiai aprašyta, kaip buvo pasiekti rodikliai, ir pakartotinai patikrinkite, ar teisingai suskaičiuotos jų vertės. Używaj załączników do bardziej szczegółowych wyjaśnień, jeżeli zabraknie miejsca w formularzu sprawozdania. Jeigu ataskaitos formos laukelyje nepakanka vietos išsamiam aprašymui pateikti, pridėkite papildomų priedų. Jeżeli to możliwe, przedstaw dowody osiągnięcia wskaźników (listy uczestników, zdjęcia, programy spotkań itp.). Jei įmanoma, pateikite įrodymų, jog rodikliai buvo pasiekti (pvz., dalyvių sąrašai, nuotraukos, darbotvarkės, kt.). Krok 6 6 žingsnis Wszystkie materiały dokumentujące rezultaty działań promocyjnych, np. kopie artykułów, zdjęcia z wydarzeń i billboardów, gadżety, wydruki ze stron internetowych pochodzące z danego okresu sprawozdawczego powinny zostać załączone do sprawozdania. Prie ataskaitos turi būti pridedami visi per ataskaitinį laikotarpį sukurti viešinimo produktai, pvz., straipsnių kopijos, renginių ir reklaminių skydų nuotraukos, suvenyrai, spausdinta medžiaga iš interneto svetainių ir t.t. Zaleca się także załączenie elektronicznych wersji zdjęć i materiałów promocyjnych. Taip pat patartina pridėti elektroninę viešinimo priemonių ir nuotraukų versiją. Krok 7 7 žingsnis Sprawdź, czy opis w Tabeli 5 Szczegóły płatności jest jasny i wyczerpujący, czy wydatki odpowiadają zrealizowanym działaniom i czy wszystkie koszty są związane z projektem. Patikrinkite, ar 5 lentelėje „Mokėjimo informacija" pateikiamas išlaidų aprašymas yra aiškus ir informatyvus, ar nurodytos išlaidos yra susietos su įgyvendintomis veiklomis ir ar visos išlaidos yra susijusios su projektu. Zwróć uwagę, by opis wydatku był na tyle szczegółowy, by pozwolił Kontrolerowi Pierwszego Stopnia oraz pracownikowi WST w łatwy sposób zidentyfikować wydatek i jego związek z działaniem projektu (np. wskaż wydarzenie, dla którego zakupiony został catering, jeśli można, wskaż ilość zakupionych jednostek / usług). Atkreipkite dėmesį, kad išlaidų aprašymas turi būti pakankamai išsamus, kad tikrintojas arba JTS projektų vadovas galėtų aiškiai įvertinti išlaidų tinkamumą ir jų ryšį su projekto veiklomis (pvz., nurodykite renginį, kurio metu buvo perkamos maitinimo paslaugos; jei taikytina, nurodykite perkamų prekių / paslaugų kiekį). Krok 8 8 žingsnis Przeczytaj swoje sprawozdanie uważnie przed wysłaniem go Kontroli Pierwszego Stopnia. Atidžiai perskaitykite savo ataskaitą prieš siųsdami ją tikrintojui. Oceń, czy opisy są spójne, czy przedstawiają pełną informację o działaniach i wydatkach. Pasitikrinkite, ar visi aprašymai yra nuoseklūs, ar jie suteikia visą informaciją apie projekto veiklas ir išlaidas. Krok 9 9 žingsnis Unikaj błędów technicznych: całość tekstu powinna być widoczna w wydrukowanym dokumencie, obliczenia powinny być poprawne, kwoty zapisane liczbowo i słownie powinny się zgadzać, odpowiednie załączniki powinny być załączone (Certyfikat potwierdzający wydatki wydany przez Kontrolę Pierwszego Stopnia, rezultaty działań promocyjnych, klasyfikacja ekonomiczna litewskich partnerów). Venkite techniniu klaidu: atspausdintame dokumente visas tekstas turi būti aiškiai matomas ir įskaitomas, skaičiavimai turi būti teisingi, skaičiai žodžiais ir skaitmenimis turi sutapti, turi būti pateikiami atitinkami priedai (tikrintojo išduota Išlaidu teisėtumo deklaracija, viešinimo produktai, Lietuvos partneriu išlaidu paskirstymo pagal ekonominę klasifikaciją ataskaita ir t.t.). Sprawdź, czy na wszystkie pytania odpowiedzi Tak / Nie zostały zaznaczone poprawnie. Pasitikrinkite, ar į visus Taip / Ne klausimus atsakėte teisingai. Każde sprawozdanie powinno mieć odpowiedni numer według wytycznych i być podpisane na każdej stronie przez uprawnioną do tego osobę. Kiekviena ataskaita turi būti numeruojama pagal pateiktus reikalavimus ir pasirašyta įgalioto asmens kiekviename puslapyje. Nie zapomnij, że zatwierdzone sprawozdanie musi być podpisane przez Kontrolera Pierwszego Stopnia w odpowiednich miejscach sprawozdania i na każdej jego stronie. Nepamirškite, kad patvirtinta ataskaita turi būti pasirašyta tikrintojo atitinkamuose punktuose bei kiekviename puslapyje. Krok 10 10 žingsnis Nie zwlekaj z dostarczeniem żądanych wyjaśnień lub brakujących dokumentów w celu przyspieszenia zatwierdzenia Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu i otrzymania płatności. Nedelsdami pateikite prašomus paaiškinimus ar trūkstamus dokumentus, kad jūsų Jungtinės ataskaitos vertinimas neužsitęstų ir būtų išmokėtos lėšos. Prosimy pamiętać, że kolejne sprawozdania nie są sprawdzane do czasu, gdy nie zostanie zatwierdzone sprawozdanie z poprzedniego okresu sprawozdawczego. Atminkite, kad kol nebus patvirtinta JTS gauta Jungtinė ataskaita, kita gauta ataskaita nebus nagrinėjama! ZATWIERDZENIE I PŁATNOŚCI VERTINIMAS IR MOKĖJIMAI - Zatwierdzenie Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu przez WST trwa 20 dni roboczych. W razie poprawek / wyjaśnień / prośby o dodatkowe dokumenty - na ocenę tych dokumentów bądź nowej wersji sprawozdania WST ma także 20 dni roboczych. - Jungtinė įgyvendinimo ataskaita yra įvertinama JTS per 20 darbo dienų. Jei paprašoma pataisymų / paaiškinimų / papildomų dokumentų - šių dokumentų ar gautų naujų ataskaitų vertinimui JTS taip pat turi 20 darbo dienų. - Po zatwierdzeniu przez WST, sprawozdanie wraz z dodatkowymi dokumentami przygotowanymi przez WST jest przekazywane do Instytucji Zarządzającej, a ich zatwierdzenie trwa 5 dni roboczych. - Po JTS patvirtinimo, ataskaita kartu su parengtais papildomais dokumentais yra siunčiama Vadovaujančiai institucijai ir šie dokumentai įvertinami per 5 darbo dienas. - O ile żadne nieścisłości nie zostały wykryte przez Instytucję Zarządzającą, w ciągu 5 dni roboczych przygotowane zostaną odpowiednie dokumenty dotyczące płatności. - Jei Vadovaujančioji institucija nenustato jokių trūkumų, dokumentai mokėjimui atlikti parengiami per 5 darbo dienas. Partner Wiodący powinien w odpowiednim terminie przekazać środki EFRR pozostałym partnerom oraz poinformować o tym WST. - Pagrindiniai projekto partneriai privalo nepamiršti laiku pervesti ERPF lėšas kitiems projekto partneriams ir apie lėšų pervedimą informuoti JTS. Przygotuj sprawozdanie w taki sposób, by wynikało z niego co zrobiono, jakie wyniki osiągnięto i na co wydano pieniądze. - Pasistenkite parengti ataskaitas taip, kad būtų aišku: kas buvo padaryta, kokie rezultatai buvo pasiekti ir kam buvo išleisti pinigai. Pamiętaj, że możesz przygotować i dostarczyć Skonsolidowane Sprawozdanie z realizacji projektu PRZED WYZNACZONYM TERMINEM - przyspieszy to zwrot części poniesionych kosztów. - Atminkite, kad Jungtines projektų įgyvendinimo ataskaitas galite parengti ir pateikti NELAUKDAMI GALUTINIO ATASKAITOS PATEIKIMO TERMINO - tuomet ir mokėjimą gausite atitinkamai anksčiau. W niektórych przypadkach sprawozdania były dostarczane już po miesiącu od zakończenia okresu sprawozdawczego! Kai kuriais atvejais Jungtinės projektų įgyvendinimo ataskaitos buvo pateiktos per vieną mėnesį po ataskaitinio periodo pabaigos! Wydatki poniesione przez Partnerów są częściowo refundowane na podstawie złożonego Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu, dlatego wymagane są następujące informacje: Projekto partnerių patirtos išlaidos yra iš dalies kompensuojamos pagal pateiktą Jungtinę įgyvendinimo ataskaitą, todėl Programos institucijos nori žinoti: - jakie działania projektu przeprowadzono, - kokios projekto veiklos vyko, - jakie wyniki osiągnięto, oraz - kokie rezultatai buvo pasiekti ir - na co wydano pieniądze, - kam buvo išleisti pinigai, by mieć pewność, że kompensowane są jedynie wydatki kwalifikowalne projektu. kad būtų tikros, jog kompensuoja tik tinkamai patirtas projekto išlaidas. Upewnij się, czy wszystkie te aspekty są poprawnie opisane w sprawozdaniu. Įsitikinkite, ar visi šie aspektai tinkamai aprašyti jūsų ataskaitose. KONTAKT KONTAKTAI Wspólny Sekretariat Techniczny Jungtinis techninis sekretoriatas