О проведении проверки наличия документов по личному составу и обеспечения их сохранности на предприятиях, в учреждениях, организациях города Сургута
Учитывая увеличившееся за два последних года количество запросов граждан в городской архив, отсутствие информации на многие запросы в связи со случаями утраты документов предприятиями, учреждениями, организациями (далее организациями), вызывающее законное недовольство граждан работой городского архива:
1. Руководителям всех организаций независимо от форм собственности и подчиненности организаций, расположенных на территории города Сургута:
1.1. Обратить внимание на то, что они несут уголовную, административную и иную ответственность за организацию работы по хранению и использованию архивных документов по личному составу в организации в соответствии со ст.24 Закона Ханты-Мансийского автономного округа от 27.12.95 №16-оз «Об архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах».
1.2. Оформлять документы по личному составу при передаче их в городской архив в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986 год).
1.3. Обеспечить условия для хранения документов по личному составу, укомплектовать архивохранилище необходимым инвентарем и оборудованием.
1.4. Назначить ответственного за архив.
1.5. Создать экспертную комиссию организации для отбора документов на хранение, организации их учета и соблюдения сроков хранения.
1.6. Разработать номенклатуру дел организации с учетом ее структуры, штатного расписания, должностных инструкций (договоров) работников, согласовать номенклатуру дел с городским архивом.
1.7. Провести до 01.11.2001 проверку наличия имеющихся архивных документов по личному составу организаций, составить описи дел по личному составу. Справку об условиях хранения документов и опись архивных документов представить в городской архив до 10.12.2001.
1.8. Считать обязательной при ликвидации или реорганизации организации передачу документов по личному составу на хранение:
- правопреемнику;
- при отсутствии правопреемника - вышестоящему по подчиненности органу в установленном порядке;
- при отсутствии вышестоящего органа и при ликвидации или реорганизации муниципальных предприятий, учреждений и организаций - в городской архив.
1.9. Согласовывать с городским архивом решение вопроса о дальнейшем хранении документов по личному составу.
2. Комитету по управлению муниципальным имуществом администрации города (Нестеров В.С.) включать в состав ликвидационных комиссий муниципальных предприятий заведующую архивным отделом администрации города.
3. Департаменту по экономической политике администрации города (Самойленко А.П.) обеспечить информирование архивного учреждения о создании и ликвидации организаций всех форм собственности, включать в состав ликвидационных комиссий, образуемых для передачи дел и имущества ликвидируемых и реорганизуемых юридических лиц, заведующую архивным отделом администрации города.
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Катеринич В.М.

А.Л.СИДОРОВ, мэр города.